Skaldowie w „Medytacjach wiejskiego listonosza” śpiewali: „Ludzie listy piszą, zwykłe, polecone…”. Wydaje się, że współcześnie ich tekst nieco stracił na aktualności. Ludzie nadal korespondują ze sobą, z tą tylko różnicą, że zamiast listów częściej wysyłają e-maile. Ta nowa forma korespondencji rządzi się swoimi prawami, które nie są jeszcze do końca usankcjonowane. Wykazuje ona jednak pewne cechy wspólne z tradycyjnym listem i od ich omówienia chciałabym zacząć.

Zarówno w e-mailu, jak i w liście tradycyjnym należy posługiwać się określonymi zwrotami grzecznościowymi. Tutaj trzeba przypomnieć, że każdy bezpośredni zwrot do adresata zaczynamy wielką literą. O ile odbiorca łaskawym okiem może spojrzy na drobne błędy językowe, o tyle braku grzeczności nam nie wybaczy. Współcześnie da się zauważyć niedobrą manierę zwracania się do adresata przy użyciu małej litery. Przyczyn tego zjawiska należy szukać w sposobie komunikowania się szerzącym się w Internecie (np. na Facebooku) czy w SMS-ach.

Dlatego trzeba podkreślić, że reguła mówiąca o zapisywaniu zwrotów do adresata dużą literą nie odnosi się tylko do tych stosowanych na początku wypowiedzi, ale również do tych używanych w treści tradycyjnego listu czy e-maila (np. „Zwracam się z uprzejmą prośbą do Pani o …”). Przy okazji warto pamiętać o konsekwencji w tytułowaniu. Co mam na myśli? Otóż, decydując się na początku na zwrot „Państwo”, nie powinniśmy zamieniać go w środku tekstu na „Wy”. Piszmy zatem w „Państwa firmie”, a nie w „Waszej firmie”. Nie dość, że skracamy dystans, wprowadzając formę „Wy” – co nie jest dobrze postrzegane w oficjalnej korespondencji – to jeszcze sprawiamy wrażenie osoby chaotycznej, która nie panuje nad zachowaniem porządku w swojej wypowiedzi.

Pozostaje bardzo ważna kwestia wywołująca ostatnio fale dyskusji, a dotycząca tego, jakim konkretnie zwrotem rozpoczynać e-mail. W przypadku tradycyjnego listu nie ma tego typu problemu, gdyż stosujemy apostrofy: „Szanowny Panie Dyrektorze” (w liście oficjalnym) czy „Droga Aniu” (w liście prywatnym). W przypadku nowej formy korespondencji sprawa nieco się komplikuje. Swego czasu głośna była deklaracja Michała Rusinka o nieodpowiadaniu na e-maile rozpoczynające się od słowa „witam” (czyt. „Witamy Szanowni Państwo…”). Głos w dyskusji zabrali również językoznawcy. Co zadziwiające, okazali się oni bardziej liberalni wobec „witam” niż znany dziennikarz. Mimo że znawcy tematu nie zalecają takiego sposobu rozpoczynania e-maila, podkreślają, że dopiero za jakiś czas się okaże, która z formuł powitalnych ostatecznie zwycięży. Póki co proponują, by rozpoczynać zwykłym „Cześć”, „Dzień dobry” lub też zwrotem adresatywnym  typu: „Szanowna Pani”, „Panie Dyrektorze” (por. „Jak zacząć e-mail?”).

Po rozpoczynającej korespondencję apostrofie (np. „Panie Prezesie”) powinien pojawić się przecinek lub wykrzyknik. Wybór znaku interpunkcyjnego ma swoje konsekwencje. Zgodnie z polskimi normami po wykrzykniku trzeba rozpocząć nowe zdanie dużą literą. Gdy piszący zdecyduje się na zastosowanie przecinka, wówczas konsekwentnie musi zacząć zdanie małą literą. I za każdym razem właściwą treść wypowiedzi należy przenieść do nowej linijki. Nierzetelnością z mojej strony byłoby zignorowanie zauważalnej w e-mailach tendencji do używania dużej litery po przecinku (po zwrocie powitalnym). To zjawisko można wytłumaczyć faktem, iż zwyczaj taki panuje w kulturze anglosaskiej i stamtąd on przywędrował. Czas pokaże, czy zyska on akceptację i zostanie uznany przez wydawnictwa poprawnościowe za równolegle obowiązujący z obecnie przyjętymi zasadami.

Co natomiast stosować na zakończenie e-maila? W tych oficjalnych proponuję zwroty typowe dla listów urzędowych, np. „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”. W luźniejszej korespondencji można sobie natomiast pozwolić na „Z pozdrowieniami” czy zwykłe „Pozdrawiam”, chociaż puryści językowi i tutaj wtrącają swoje trzy grosze. Na pewno po żadnym zwrocie pożegnalnym nie dajemy przecinka.

Mnogość problemów związanych z redagowaniem e-maili wiąże się z tym, że jest to stosunkowo nowa forma komunikacji. Sposób, w jaki z kimś korespondujemy, zależy od stopnia zażyłości z adresatem. Z pewnością nie zaszkodzi, jeżeli wysyłając e-maile, będziemy się starali przestrzegać podstawowych zasad grzeczności.

Joanna Gruszczyńska